Planowanie zapasów i standaryzacja procesów cz.2

W drugiej części naszego artykułu skupimy się na trzech istotnych aspektach zarządzania zapasami w branży gastronomicznej. Zrozumiemy, jak skuteczna kontrola stanów magazynowych, innowacyjna automatyzacja procesów oraz gruntowna edukacja personelu mogą wspólnie przyczynić się do zwiększenia efektywności, rentowności i zrównoważenia operacji gastronomicznych.

Skuteczna Kontrola Stanów Magazynowych

Regularne przeglądy i monitoring zapasów to klucz do efektywnego zarządzania magazynem. Kontrola dat ważności produktów, zgodnie z zasadą FEFO (First Expire, First Out), oraz stosowanie nowoczesnych technologii chłodzenia i monitorowania warunków przechowywania pomagają utrzymać jakość produktów spożywczych na najwyższym poziomie.

Zasada FEFO (First Expire, First Out) jest to strategia zarządzania magazynem, która polega na wykorzystywaniu produktów według kolejności daty ważności. Dzięki temu zapobiega się marnotrawstwu żywności, które jest znaczącym problemem w branży – według różnych badań, marnotrawstwo żywności stanowi jeden z największych kosztów dla restauracji.

Kluczowe wskaźniki oceny efektywności magazynowej:

• Wskaźniki efektywności magazynowej: Istnieją kluczowe wskaźniki (KPIs) służące do oceny efektywności magazynu, jak np. wskaźnik rotacji zapasów, który informuje, ile razy firma sprzedała i wymieniła zapasy w danym okresie. Dzięki temu można ocenić, czy poziom zapasów jest optymalny.
• Cykl rotacji zapasów: Wskaźnik ten pokazuje, ile dni średnio firma potrzebuje, aby przekształcić zapasy w sprzedaż. Jest to ważna metryka w zarządzaniu płynnością finansową.
• Stosunek zapasów do sprzedaży: Ten wskaźnik pozwala ocenić, czy poziom zapasów jest odpowiednio zbalansowany w stosunku do wartości sprzedaży.

Skuteczna kontrola stanów magazynowych w gastronomii wymaga nie tylko regularnych przeglądów i stosowania nowoczesnych technologii, ale także zrozumienia i wykorzystywania różnych wskaźników efektywności. Dzięki temu możliwe jest zminimalizowanie marnotrawstwa, optymalizacja kosztów i utrzymanie wysokiej jakości oferowanych produktów.

Automatyzacja Procesów

Automatyzacja procesów zarządzania zapasami może znacząco usprawnić operacje restauracji pracowniczych. Wprowadzenie systemów monitorowania strat, które integrują się z systemem zamówień i magazynem, umożliwia bieżącą analizę zapasów. Automatyzacja pozwala także na szybką reakcję na zmiany w popycie i minimalizuje ryzyko popełniania błędów ludzkich. Wykorzystanie nowoczesnych systemów zarządzania zapasami pozwala na precyzyjne prognozowanie potrzeb, unikając tym samym nadmiernego zamawiania.

Oto niektóre z nich:

• Systemy POS (Point of Sale): Zaawansowane systemy kasowe integrują zarządzanie zapasami z procesami sprzedaży, oferując funkcje monitorowania transakcji i raportowania.
• Oprogramowanie do zarządzania zapasami: Automatyzuje proces śledzenia zapasów, zapewniając w czasie rzeczywistym informacje o stanie magazynu.
• RFID (Radio-Frequency Identification): Technologia RFID umożliwia szybkie i dokładne śledzenie produktów w całym łańcuchu dostaw, od dostawy do magazynu po sprzedaż.
• Analityka danych i prognozowanie: Zaawansowane narzędzia analityczne pozwalają na przewidywanie trendów i popytu, co pozwala na optymalizację poziomu zapasów.
• Mobilne urządzenia dla pracowników: Umożliwiają one pracownikom szybkie skanowanie i zarządzanie zapasami, co przyspiesza procesy inwentaryzacyjne i redukuje ryzyko błędów.

Implementacja tych technologii wymaga inwestycji, ale przynosi długoterminowe korzyści, w tym zwiększoną wydajność, zmniejszenie marnotrawstwa i poprawę ogólnej rentowności działalności.

Edukacja Personelu w Zakresie Zarządzania Zasobami

Edukacja personelu jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania zapasami. Programy szkoleń dla personelu dotyczące właściwego korzystania z surowców, a także świadome zarządzanie datami przydatności do spożycia, mogą skutecznie zminimalizować marnotrawstwo. Warto zastosować koncepcję "zero waste" poprzez maksymalne wykorzystanie wszystkich składników. Prowadzenie warsztatów oraz uświadamianie pracowników w tym zakresie może znacząco zminimalizować ilość odpadów  generowanych w miejscu pracy.

Program Waste Watch, wdrożony przez Sodexo, stanowi innowacyjne podejście do zarządzania zasobami w restauracjach pracowniczych. Dzięki możliwości ważenia odpadów przed ich wyrzuceniem, pracownicy kuchni mogą analizować dane i identyfikować produkty, które najczęściej trafiają do śmieci. Kluczowym elementem programu jest zbieranie danych, które pomaga zidentyfikować obszary, gdzie redukcja marnotrawstwa żywności jest najbardziej potrzebna, co przekłada się na oszczędności kosztów i poprawę procesów zakupowych.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie zapasami w restauracjach pracowniczych to proces skomplikowany, wymagający zaangażowania, precyzji i nowoczesnych rozwiązań. Poprzez zastosowanie nowoczesnych technologii, precyzyjne planowanie, racjonalne kalkulacje zamówień oraz skuteczną kontrolę stanów magazynowych, restauracje mogą nie tylko zwiększyć efektywność operacyjną, rentowność ale także znacząco zminimalizować marnotrawstwo.

W mojej opinii kluczowym elementem do sukcesu są pracownicy restauracji gdyż ich działanie, zarządzanie jest niezbędne w procesie minimalizacji marnotrawstwa dlatego warto szkolić, uświadamiać, przeprowadzać warsztaty a przede wszystkim angażować i aktywnie słuchać swojego zespołu. Inwestycja w skuteczne zarządzanie zapasami przyniesie długoterminowe korzyści, zarówno pod względem finansowym, jak i ekologicznym. Należy pamiętać, że efektywne zarządzanie zapasami to proces ciągłego uczenia się i dostosowywania. Posiadając właściwe narzędzia i strategie, możesz znacząco zwiększyć wydajność i rentowność Twojej restauracji.

O autorze

Barbara Stelmaszyk
Regional Operations Manager

Specjalizuje się w skutecznym zarządzaniu operacyjnym, sprzedaży, usługach gastronomicznych, optymalizacji procesów biznesowych, zasobami ludzkimi oraz w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi. Jako lider budowała efektywne oraz silne zespoły, które skutecznie realizowały strategię firmy.

Zobacz profil eksperta

Zapisz się do newslettera

Odkryj sekrety najlepszych ekspertów! Zapisz się już teraz do naszego newslettera i zyskaj dostęp do najświeższych newsów

Bądź na bieżąco!